Trifectask Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten TRIFECTA OÜ, rekisterikoodi 17027345, rekisteröity Viron kaupparekisteriin, osoite Toome, Jälgimäe küla, 76404 Saku vald, Harju maakond, Viro, ALV-tunnus EE102757390 (Trifectask, me, meidät tai meidän), käsittelee henkilötietoja, kun vierailet verkkosivustollamme, luot tilin, kirjaudut sisään, käytät asiakasportaalia tai ostat palveluitamme.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot: info@trifectask.com. Verkkosivusto: trifectask.com.

1. Soveltamisala ja roolit

Tämä seloste koskee Trifectaskin julkista verkkosivustoa ja Trifectask-asiakasportaalia (tehtävät, chat, raportit, tiimi- ja laskutustyökalut), mukaan lukien sähköposti-/salasanakirjautuminen ja valinnainen Google-kirjautuminen sekä Stripe-palvelun käsittelemät tilausmaksut.

Trifectask toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä tili-, laskutus-, tunnistautumis-, tuki- ja verkkosivustoanalytiikkatietojen osalta, joita päätämme käsitellä omiin tarkoituksiimme.

Kun käytämme tai ylläpidämme verkkosivustoasi, verkkokauppaasi, järjestelmiäsi tai Asiakassisältöä ohjeidesi mukaisesti, toimimme käsittelijänäsi (tai alikäsittelijänäsi). Tätä käsittelyä säätelee Henkilötietojen käsittelyliite (DPA), joka on osa palvelusopimusta. Tämä tietosuojaseloste on läpinäkyvyysilmoitus eikä korvaa DPA:ta.

2. Rekisterinpitäjänä käsittelemämme henkilötiedot

Riippuen siitä, miten käytät Trifectaskia, voimme käsitellä:

• Tilitiedot: nimi, sähköpostiosoite, salasanatiiviste (jos käytät sähköpostikirjautumista), rooli, ensisijainen kieli, aikavyöhyke ja valuutta.
• Google-kirjautumisen tiedot (valinnainen): jos valitset Google-kirjautumisen, saamme Google-tilisi tunnisteen, nimen ja sähköpostiosoitteen (sekä profiilikuvan, jos se toimitetaan). Emme saa Google-salasanaasi.
• Yritys- ja laskutusprofiili: yrityksen virallinen nimi, yhteyshenkilö, yhteyssähköposti, ALV-tunnus, rekisterikoodi, sijoittautumisvaltio, laskutusosoite, postinumero ja verkkosivusto.
• Palvelusuhteen sisältö: portaalin tehtävät, chat-viestit, liitteet, raportit ja niihin liittyvä edistymisen metadata, jota vaihdat kanssamme toimeksiannosta.
• Maksu- ja tilaustiedot: tilauksen tila, pakettityyppi, lasku-/kuittitiedot sekä Stripe-asiakas-/tilaajatunnisteet. Stripe käsittelee maksut ja maksuvälineen tiedot. Trifectask ei tallenna maksukorttien numeroita eikä muita ensisijaisia maksuvälineen tietoja.
• Tekniset ja tietoturvatiedot: istunto- ja muut välttämättömät tunnistautumis-/tietoturvaevästeet, IP-osoite sekä laite-/selaintiedot, jotka tyypillisesti lähetetään HTTP-pyyntöjen mukana, sekä järjestelmä- tai käyttölokit, joita käytetään palvelun ylläpitoon ja turvaamiseen.
• Verkkosivustoanalytiikka (suostumuksella): jos hyväksyt analytiikkaevästeet, käytämme Google Analytics 4 -palvelua julkisella verkkosivustolla ymmärtääksemme koottua liikennettä ja käyttöä. Katso jakso 7.

3. Asiakkaan verkkosivuston ja kaupan tiedot (käsittelijän rooli)

Kun ohjeistat meitä ylläpitämään tai käyttämään verkkosivustoasi, verkkokauppaasi tai niihin liittyviä järjestelmiä, voimme käsitellä siellä olevia henkilötietoja puolestasi — esimerkiksi kävijöiden tai asiakkaiden yhteystietoja, tilaus- tai lomakesisältöä sekä sisältöä, jonka sijoitat näihin järjestelmiin. Näitä Asiakkaan henkilötietoja käsitellään DPA:n mukaisesti. Sinä vastaat ohjeidesi lainmukaisuudesta, tietosuojailmoituksistasi ja oikeusperustastasi.

Emme tällä hetkellä käytä freelancereita Palveluiden tuottamiseen. Asiakkaan henkilötietoja ja asiakkaan verkkosivustoilta peräisin olevia tietoja ei luovuteta tekoälypalveluille.

4. Käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme rekisterinpitäjän henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• käyttäjätilien ja yritystyötilojen luominen ja hallinta;
• tunnistautuminen (sähköposti/salasana tai valinnainen Google-kirjautuminen);
• verkkosivuston ylläpidon, SEO:n, raportoinnin ja niihin liittyvien asiakaspalveluiden toimittaminen;
• portaalin käyttö (tehtävät, chat, tiimiyhteistyö, edistymisen seuranta);
• tilausten, laskujen ja maksuihin liittyvien ilmoitusten käsittely;
• asiakastuen tarjoaminen ja pyyntöihin vastaaminen;
• tietoturvan ylläpito, väärinkäytösten estäminen ja häiriöiden selvittäminen;
• julkisen verkkosivuston käytön mittaaminen, kun olet antanut suostumuksen analytiikkaan; sekä
• lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (esimerkiksi kirjanpito ja verotus).

Kun GDPR soveltuu, nojaudumme sopimukseen portaalin ja pyytämiesti maksullisten palveluiden tarjoamiseksi; oikeutettuihin etuihin palvelun turvaamiseksi, luotettavuuden parantamiseksi ja käyttämästäsi palvelusta viestimiseksi (tasapainotettuna oikeuksiasi vasten); lakisääteiseen velvoitteeseen, kun meidän on säilytettävä laskutus- tai verotustietoja; sekä suostumukseen, kun sitä edellytetään (erityisesti ei-välttämättömien analytiikkaevästeiden osalta).

Yritys-, yhteys- ja laskutustietojen antaminen voi olla tarpeen palvelusopimuksen tekemiseksi ja toteuttamiseksi. Jos tarvittavia tietoja ei toimiteta, emme välttämättä voi avata maksullista tilausta tai tarjota Palveluita.

5. Hostaus ja infrastruktuuri

Trifectask-portaali, sen tietokanta, niihin liittyvät itsehostatut sovellukset sekä info@trifectask.com-postilaatikko toimivat OVHcloud-virtuaalipalvelimella, jonka fyysinen hosti on Saksassa. OVHcloud on fyysinen hosting-palveluntarjoaja (alikäsittelijä Asiakkaan henkilötietojen osalta DPA:n mukaisesti; käsittelijä/palveluntarjoaja rekisterinpitäjän toiminnassamme tässä kuvatulla tavalla).

Kun Trifectask hostaa asiakkaan verkkosivustoa, ensisijaiset verkkosivuston tiedot ja varmuuskopiot tallennetaan samaan saksalaiseen VPS-infrastruktuuriin. Kun sinä tai kolmas osapuoli hostaa verkkosivustoa, Palveluiden kautta tehdyt verkkosivuston varmuuskopiot pysyvät kyseisessä hosting-ympäristössä. Trifectask ylläpitää automaattisia päivittäisiä varmuuskopioita järjestelmistä ja asiakasympäristöistä, joita Trifectask hostaa tai hallinnoi, siltä osin kuin se on teknisesti sovellettavissa. Trifectask ei hostaa eikä hallinnoi asiakkaan sähköpostia tällä palvelimella.

6. Vastaanottajat ja tietojen jakaminen

Emme myy henkilötietoja. Emme luovuta henkilötietoja asiaankuulumattomille kolmansille osapuolille näiden omiin tarkoituksiin.

Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan:

• valtuutetut Trifectaskin työntekijät, jotka tarvitsevat niitä Palveluiden tarjoamiseen, turvaamiseen tai tukemiseen;
• tässä selosteessa kuvatut palveluntarjoajat ja, Asiakkaan henkilötietojen osalta, DPA:ssa luetellut hyväksytyt alikäsittelijät; sekä
• viranomaiset tai muut tahot, kun luovutus on lain edellyttämä.

Rekisterinpitäjän käsittelyn kannalta olennaisia nykyisiä palveluntarjoajia ovat:

• OVHcloud — VPS:n fyysinen hostaus Saksassa edellä kuvatusti.
• Stripe — maksujen käsittely ja tilauslaskutus; maksuvälineen tiedot käsittelee Stripe, eikä Trifectask tallenna niitä.
• Google — valinnainen Google-kirjautuminen (tunnistautuminen) sekä suostumuksella Google Analytics 4 julkisella verkkosivustolla.
• Ajanvarausvälineet — jos varaat puhelun upotetun kalenteripalvelun (esimerkiksi Calendly) kautta, kyseinen palveluntarjoaja käsittelee varauksen omien ehtojensa mukaisesti.

Työtilan tiimin jäsenet voivat nähdä kyseisessä työtilassa jaettua sisältöä (tehtävät, chat, raportit) portaalin käyttöoikeuksien mukaisesti.

WhatsApp ei ole vakioinen tuki- tai tunnusten siirtokanava. Käytä portaalin chattia tai sähköpostia info@trifectask.com.

7. Evästeet ja Google Analytics 4

Välttämättömät evästeet, joita käytetään kirjautumiseen, istunnon turvaamiseen ja vastaaviin olennaisiin toimintoihin, toimivat ilman analytiikkasuostumusta.

Google Analytics 4 -palvelua käytetään analytiikkaan julkisella markkinointisivustolla. Sitä ei ladata ennen kuin annat suostumuksen analytiikkaan evästebannerin kautta. Voit hyväksyä tai hylätä analytiikan yhtä helposti, muuttaa tai peruuttaa evästevalintasi myöhemmin julkisilla sivuilla olevan evästeasetusohjaimen kautta ja lukea lisää tästä selosteesta. Tallennamme suostumusversion ja valintasi ajankohdan.

Jos Google Analytics 4 otettaisiin käyttöön tunnistautuneessa asiakasportaalissa tai sitä käytettäisiin Asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn asiakkaan puolesta, käyttö edellyttäisi erillistä rooliarviota ja mahdollista lisäämistä DPA:n alikäsittelijäluetteloon ennen käyttöönottoa. Nykyinen toteutustavoite: vain julkinen verkkosivusto, suostumukseen sidottu.

8. Kansainväliset siirrot

Olemme sijoittautuneet Viroon (EU). Trifectaskin palvelimen fyysinen hosti on OVHcloud Saksassa (ETA). Siltä osin kuin OVHcloudin yhteisöt käyttävät tietoja ETA-alueen ulkopuolelta tuki- tai konsernitoimintojen yhteydessä, nojaudumme soveltuvaan OVHcloudin tietojenkäsittelysopimukseen sekä vakiosopimuslausekkeisiin tarvittaessa.

Stripe ja Google voivat käsitellä tietoja ETA-alueen ulkopuolisissa maissa. Kun näin tapahtuu, nojaudumme asianmukaisiin suojatoimiin, kuten vakiosopimuslausekkeisiin tai riittävyyspäätökseen, soveltuvin osin.

9. Säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin on tarpeen:

• Portaalin tehtävät, chat-viestit, liitteet, hostatut verkkosivuston kopiot ja niihin liittyvät palvelutiedot — palautetaan tai poistetaan DPA:n ja Asiakkaan valinnan mukaisesti asianomaisen sopimuksen päättymisen jälkeen, ellei laki edellytä säilytystä. Mahdollinen palautuspyyntö tulee esittää 30 päivän kuluessa irtisanomisesta.
• Järjestelmä- ja käyttölokit — säilytetään tietoturvaa, vianmääritystä ja häiriöiden selvittämistä varten enintään 30 päivää, ellei pidempi aika ole kohtuudella tarpeen aktiivisen selvityksen vuoksi tai lain edellyttämä.
• Trifectaskin hostaamat tietovarmuuskopiot — automaattiset päivittäiset varmuuskopiot siltä osin kuin teknisesti sovellettavissa; rutiinivarmuuskopioissa olevat kopiot voivat säilyä, kunnes ne ylikirjoitetaan normaalin kierroksen mukaisesti, säilyttäen suojauksen, eikä niitä palauteta muutoin kuin katastrofipalautusta, tietoturvaa tai oikeudellista välttämättömyyttä varten.
• Laskutus- ja laskutiedot — sovellettavan kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämäksi ajaksi.
• Tiliprofiilitiedot — niin kauan kuin tili/työtila on aktiivinen ja sen jälkeen tarpeen mukaan tukea, riitoja, lakisääteistä säilytystä varten tai kunnes poisto on suoritettu edellä olevien sääntöjen mukaisesti.

10. Tietoturva

Trifectask toteuttaa asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joilla suojataan henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, katoamiselta tai tuhoutumiselta. Toimenpiteitä tarkastellaan ja päivitetään riskiin nähden asianmukaisesti.

Tietoturvaongelmista voi ilmoittaa portaalin kautta tai osoitteeseen info@trifectask.com.

11. Tunnukset ja asiakkaan pääsy

Säilytät pääsyn omiin verkkosivustoihisi ja järjestelmiisi koko Palveluiden ajan. Emme tarkoituksellisesti tee itsestämme järjestelmiesi ainoaa ylläpitäjää.

Voit toimittaa tunnuksia portaalin kautta tai sähköpostitse osoitteeseen info@trifectask.com. Sähköposti ja tavallinen portaalin viestintä eivät ole erillisiä tunnustalleja; voimme edellyttää turvallisempaa siirtotapaa erityisen arkaluonteista tai etuoikeutettua pääsyä varten. Älä lähetä maksukorttitietoja tai tarpeettomia erityisiä henkilötietoryhmiä näiden kanavien kautta. Olet vastuussa meille myönnettyjen tunnusten poistamisesta tai vaihtamisesta, kun yhteistyö päättyy.

12. Oikeutesi

Sovellettavan lain (mukaan lukien GDPR) mukaisesti sinulla voi olla oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista, poistaa, rajoittaa tai vastustaa tiettyä käsittelyä sekä oikeus tietojen siirtämiseen. Jos käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Voit myös tehdä valituksen paikalliselle valvontaviranomaiselle. Virossa valvontaviranomainen on Viron tietosuojavaltuutettu (*Andmekaitse Inspektsioon*).

Käyttääksesi oikeuksiasi ota yhteyttä osoitteeseen info@trifectask.com. Saatamme joutua vahvistamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön täyttämistä. Pyynnöt, jotka koskevat asiakkaan puolesta käsiteltyjä Asiakkaan henkilötietoja, tulee yleensä ohjata kyseiselle asiakkaalle rekisterinpitäjänä; välitämme tällaiset pyynnöt DPA:ssa kuvatulla tavalla.

13. Lapset

Trifectask on yrityspalvelu, joka on tarkoitettu aikuisille ammattilaisille ja yrityksille. Emme tietoisesti kerää alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietoja. Jos uskot, että lapsi on toimittanut meille tietoja, ota meihin yhteyttä, niin ryhdymme asianmukaisiin toimiin.

14. Muutokset

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta ajoittain. Yläreunassa oleva voimaantulopäivä muuttuu tällöin. Merkittävistä muutoksista voidaan myös ilmoittaa portaalin kautta tai sähköpostitse tarvittaessa.

15. Yhteystiedot

TRIFECTA OÜ Rekisterikoodi: 17027345 Osoite: Toome, Jälgimäe küla, 76404 Saku vald, Harju maakond, Viro ALV-tunnus: EE102757390 Sähköposti: info@trifectask.com